Cada notario público de Virginia ha prestado juramento al cargo, en parte, declarando que seguirá un conjunto específico de pautas al notarizar documentos. Un reconocimiento notarial puede ser rechazado por una variedad de razones, que incluyen, entre otras:

• no tener un reconocimiento adecuado en cada documento presentado (la declaración notarial debe reflejar lo que se está notariando. es decir, firma(s) o copia auténtica de un original);
• no se indica el estado y la ciudad/condado donde se ejecuta el documento;
• el número de registro del notario falta o es incorrecto;
• la fecha de vencimiento del notario falta o es incorrecta;
• el sello o timbre notarial falta o es incorrecto;
• El sello/sello del notario no coincide exactamente con el nombre del notario. Puedes verificar la información de la comisión de tu notario aquí Verificación de la comisión notarial
• el notario no firmó su nombre en el documento notarial;
• la fecha de notarización del documento tiene más de 12 meses de antigüedad;
• el documento no está fechado;
• el reconocimiento notarial debe estar en inglés;
• Toda la notarización debe estar en la misma página; o
• Los elementos requeridos para la notarización deben enumerarse como parte de la notarización y no solo incluirse en el documento.
• El documento es una fotocopia de una certificación notarial.

Para evitar demoras en el procesamiento, asegúrese de revisar sus documentos antes de enviarlos a la Oficina del Secretario del Estado Libre Asociado para verificar que toda la información sea precisa y esté presente. 

Por favor, revise la página de Tipos de Documentos para obtener información sobre los documentos aceptados.

Un documento del Registro Civil puede ser rechazado por una variedad de razones, que incluyen, entre otras:

• El documento no fue emitido por el Departamento de Registros Vitales de Virginia en los últimos 12 meses. Para obtener un nuevo documento, visite el sitio web de Registros Vitales (Departamento de Registros Vitales de Virginia), comuníquese con ellos por teléfono al 804-662-6200 o visite su DMV local;
• el documento es una fotocopia de un Registro Vital;
• el documento ha sido alterado o manipulado;
• El documento ha sido notariado. Por ley, un notario de Virginia no puede notarizar un registro vital;
• el documento fue emitido fuera de Virginia; o
• El documento fue emitido internacionalmente

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Un documento judicial puede ser rechazado por una variedad de razones, que incluyen, entre otras:

• El documento tiene más de 12 meses de antigüedad;
• el documento no contiene una Certificación de Registro Oficial/Triple Sello;
• el nombre del secretario o secretario adjunto del tribunal no es legible;
• el documento fue emitido por un tribunal de otro estado;
• El documento fue emitido por un tribunal federal;
• falta la fecha de emisión del documento; o
• El documento es una copia.

Póngase en contacto con el tribunal donde se emitió su documento para obtener el documento correcto para la autenticación internacional. La ley de Virginia prohíbe la notarización de registros vitales (original o copia certificada). 

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Los documentos emitidos por un tribunal o los registros vitales no pueden ser notariados. Sin excepciones. Los documentos deben emitirse dentro de los últimos 12 meses. 

Ejemplos de esos documentos son:

Registros vitales (nacimiento, defunción, matrimonio, divorcio, soltería)

Registros de matrimonio emitidos por un Tribunal de Circuito de Virginia. Los documentos del Tribunal de Circuito deben contener una Certificación de Registro Oficial/Triple Sello. La fecha debe reflejarse en el documento además de la firma y el nombre impreso del Secretario (Adjunto) del Tribunal.

Documentos emitidos por el tribunal de circuito de Virginia (sentencia de divorcio, cambio de nombre, estado de soltería) 

Comisión de Corporación Estatal de un Estado/País diferente

Para que su documento notarial sea autenticado, se requieren los siete elementos del notario.

• El nombre del condado o ciudad independiente en la que se firma el documento;
• la fecha en que el documento es notariado;
• la declaración notarial: lo que se certifica ante notario (es decir, una firma, una copia auténtica de un original o un juramento);
• la firma del notario;
• la fecha de vencimiento del encargo notarial (mes, día, año);
• el número de registro del notario;
• El sello/timbre notarial reproducible fotográficamente del notario con un nombre que coincida exactamente con nuestros registros.

Puedes verificar el nombre de tu notario aquí. Debe coincidir exactamente con nuestros registros.

Se aceptan documentos en diferentes idiomas, pero la certificación notarial debe estar en inglés.

• No, solo podemos autenticar o certificar aquellos certificados emitidos por el Departamento de Registros Vitales de Virginia.

• No, solo podemos autenticar o certificar documentos firmados por un notario o secretario del tribunal de Virginia.