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Secretario de la Commonwealth Candi Mundon King

Tipos de documentos

Tipos de documentos - Revíselos a fondo

La Oficina del Secretario del Estado Libre Asociado no regula qué documentos son requeridos por el gobierno extranjero.

Los documentos de fuera del estado (originales o fotocopias) firmados por un cliente no pueden certificar en Virginia. Deben estar certificados por el estado o país de origen.

No se pueden certificar expedientes académicos o diplomas de otros estados en Virginia. Deben estar certificados por el estado de origen.

Requisitos de los documentos para la autenticación

Si su documento es:

  • un documento notariado debe ser debidamente notariado por un notario de Virginia en los últimos 12 meses.

    Para fines de autenticación internacional, Virginia no acepta documentos—ya sean originales o copias—que fueron notariados en otro estado. En cambio, si un documento fue notariado en otro estado, el cliente debe contactar con el Secretario de Estado de ese estado para su autenticación.

    Si el cliente reside en Virginia, un notario de Virginia puede notariar la firma del cliente en una declaración escrita en la que el cliente certifica la copia.

  • un certificado de registro civil (certificado de nacimiento, defunción, matrimonio o divorcio), el documento no puede ser notariado y debe ser emitido por el Departamento de Salud de Virginia - División de Registros Vitales o por tu Departamento local de Vehículos Motorizados en los últimos 12 meses. Los certificados de matrimonio emitidos por el Tribunal de Circuito deben contener una Certificación de Registro Oficial/Triple Sello.

  • un Expediente Judicial, el documento no puede ser notariado y debe ser emitido por el Tribunal de Circuito correspondiente de Virginia en los últimos 12 meses. Los documentos del Tribunal de Circuito deben contener un documento de dos páginas de Certificación de Registro Oficial/Triple Seal (Código VA 801-389 y 801-391). La fecha debe reflejar en el documento además de la firma y el nombre impreso del (Subsecretario) del Tribunal.

  • un documento de la Comisión Estatal de Corporaciones debe ser emitido únicamente por la Comisión Estatal de Corporaciones de Virginia en los últimos 12 meses y firmado por el Secretario de la Comisión, y no puede ser notarializado.

    Si la entidad está registrada en el extranjero pero tienes la autoridad para realizar operaciones en Virginia, necesitas enviar un documento de la Comisión Estatal de Corporaciones de Virginia como prueba de esta transacción (Certificado de Autoridad/Buena Conducta).

Tipos de Documentos - F.A.Q.

Para que su documento notarial sea autenticado, se requieren los siete elementos del notario.

  • El nombre del condado o ciudad independiente en la que se firma el documento;
  • la fecha en que el documento es notariado
  • la declaración notarial: lo que se certifica ante notario (es decir, una firma, una copia auténtica de un original o un juramento);
  • la firma del notario;
  • La fecha de vencimiento del encargo notarial (mes, día, año)
  • El número de registro del notario
  • El sello/timbre notarial reproducible fotográficamente del notario con un nombre que coincida exactamente con nuestros registros.
  • Debe ser original notariado.

Puedes verificar el nombre de tu notario aquí. Debe coincidir exactamente con nuestros registros.

Se aceptan documentos en diferentes idiomas, pero la certificación notarial debe estar en inglés.

Para que su registro vital sea autenticado, debe haber sido emitido por el Departamento de Registros Vitales de Virginia en los últimos 12 meses. Para obtener un nuevo documento, visite el sitio web de Registros Vitales (Departamento de Registros Vitales de Virginia), comuníquese con ellos por teléfono al 804-662-6200, o visite su DMV local. La ley de Virginia prohíbe la notarización de registros vitales (original o copia certificada).

Los certificados de matrimonio también se pueden obtener en el Tribunal de Circuito de la ciudad/condado donde se registró el matrimonio. Los documentos del Tribunal de Circuito deben contener un documento de dos páginas con Certificación de Registro Oficial/Triple Sello (Código de VA §8,01a389 y 8,01a391). La fecha debe reflejarse en el documento además de la firma y el nombre impreso del Secretario (Adjunto) del Tribunal.

Para autenticar un documento judicial, el documento debe ser emitido por el Tribunal de Circuito de Virginia correspondiente dentro de los últimos 12 meses. Los documentos del Tribunal de Circuito deben contener una Certificación de Registro Oficial/Triple Sello (documento de dos páginas) (Código de VA 8.01-389 y 8.01-391) La fecha debe reflejarse en el documento además de la firma y nombre impreso del Secretario (Adjunto) del Tribunal. Una fotocopia de un documento judicial No puede ser notariado.

Póngase en contacto con la Comisión de Corporaciones del Estado de Virginia en 804-371-9733 y dígale al especialista que necesita solicitar una copia certificada para Internacional/Autenticación. Una vez emitido, el documento, la carta de presentación, la(s) tarifa(s) y el correo de devolución deberán enviarse a la Oficina del Secretario de la Commonwealth para su autenticación.

Los documentos emitidos por la Comisión Estatal de Corporaciones no pueden ser notariados y serán firmados únicamente por el Secretario de la Comisión de Virginia.

Si la entidad está registrada en el extranjero pero tienes la autoridad para realizar negocios en Virginia, necesitas enviar un documento de la Comisión Estatal de Corporaciones de Virginia como prueba de esta transacción (Certificado de Autoridad/Buena Conducta)

Tenga en cuenta que esta no es una lista completa. Pueden existir otras excepciones.

  • documentos federales (incluidas las verificaciones de antecedentes de la Oficina Federal de Investigaciones) estos deben ser autenticados por la Oficina Federal de Autenticaciones, travel.state.gov ;
  • documentos emitidos por un Tribunal Federal;
  • registros vitales no emitidos por el estado de Virginia (nacimientos, defunciones, matrimonios, etc. en otros estados o en el extranjero. Estos deben ser autenticados por el estado/país emisor;
  • Los documentos de fuera del estado (originales o fotocopias) firmados por un cliente no pueden certificar en Virginia. Deben estar certificados por el estado o país de origen. No se pueden certificar expedientes académicos o diplomas de otros estados en Virginia. Deben estar certificados por el estado de origen.
  • notarios militares : deben estar autenticados por la Oficina Federal de Autenticaciones, travel.state.gov;
  • funcionarios federales;
  • certificados de ciudadanía;
  • Funcionarios consulares
  • Documentos de la Comisión de Corporaciones Estatales de un Estado/País diferente

  • En este momento, no podemos autenticar una notarización electrónica con una autenticación de Apostilla o Gran Sello.